Przyjmowanie i załatwianie spraw

image_pdfimage_print

Przyjmowanie i załatwianie spraw

1. W M. P. K. Spółka z o.o. obowiązuje „Instrukcja Kancelaryjna”, która w szczegółowy sposób reguluje zasady postępowania z dokumentacją wpływającą z zewnątrz oraz powstającą w toku prowadzonej działalności, a w szczególności:

1) tryb przyjmowania spraw wpływających do Spółki,

2) zasady postępowania w trakcie załatwiania spraw,

3) sposób i zasady gromadzenia, archiwizowania i udostępniania danych i informacji.

2. Zadania związane z przyjmowaniem spraw w formie pisemnej wykonują:

1) Sekretariat Zarządu Spółki zlokalizowany w siedzibie firmy przy ul. Rysiej 3,

2) Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa spółki w siedzibie firmy.

Godziny urzędowania wyżej wymienionych komórek organizacyjnych są następujące: w dni robocze, codziennie od poniedziałku do piątku od godz. 6:40 do godz. 14:40. Każda sprawa w formie korespondencji pisemnej wpływająca do firmy podlega zaewidencjonowaniu w odpowiednich rejestrach prowadzonych w Sekretariacie Zarządu Spółki, a następnie skierowana wg właściwości do rzeczowo właściwej komórki organizacyjnej, celem jej załatwienia.
Po wpłynięciu danej sprawy do komórki organizacyjnej, zostaje nadany dalszy bieg danej sprawie, tj. podlega ona odpowiedniej rejestracji i oznakowaniu a następnie ostatecznemu załatwieniu w terminach niezwłocznych, a w sprawach wymagających postępowań wyjaśniających bądź też uzyskania stanowisk i opinii, w terminach wynikających z KPA. Załatwienie danej sprawy odbywa się w formie pisemnej, faksowej, elektronicznej lub bezpośredniej tj. ustnie bądź telefonicznie. W Sekretariacie Zarządu Spółki prowadzi się centralny rejestr spraw załatwionych w formie pisemnej i ekspediowanych do adresata drogą pocztową.

3. Niezależnie od spraw wpływających do Spółki w formie pisemnej, przyjmowane są skargi i wnioski bezpośrednio od obywateli w sprawach dotyczących działalności Spółki w następujących komórkach organizacyjnych:

1) Sekretariacie Zarządu Spółki przy ul. Rysiej 3;
2) codziennie od godz. 7.00 do godz. 14.00 w Dziale Organizacji Ruchu przy ul. Rysiej 3;
3) kierownicy komórek organizacyjnych od godz. 6.40-14.40;
4) całodobowo Dyspozytor (nr telefonu 54 230 93 13);
5) Prezes Zarządu Spółki w każdy wtorek od godz. 14.00 do godz. 16.00.

4. Skargi, wnioski i inne sprawy związane z działalnością przedsiębiorstwa Spółki można zgłaszać drogą elektroniczna na adres e-mail sekretariat@mpk.com.pl.

5. Informację o stanie rozpatrywanej sprawy można uzyskać drogą:
1) telefoniczną pod numerem telefonu 54 230 93 00 lub 54 230 93 07 w Sekretariacie Zarządu Spółki,
2) zapytania przesłanego faxem na numer telefonu 54 236 95 94,
3) e-mailową na adres email sekretariat@mpk.com.pl.

6. Rozpatrywanie skarg i wniosków reguluje Zarządzenie Nr 23/2016 Prezesa Zarządu Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego Spółka z o.o. we Włocławku z dnia 17 października 2016 roku w sprawie: organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (patrz: Obsługa interesantów).