JAK DOKONAĆ ZGŁOSZENIA
Osoby, które posiadają informację na temat nieprawidłowości i naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego Spółka z o. o. we Włocławku powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne i w interesie publicznym.
Zgłoszenia dokonywane są w sposób jawny. Nie będą rozpatrywane zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.
Osobami właściwymi do otrzymywania i analizowania zgłoszeń są osoby wyznaczone do ich obsługi zgodnie z Procedurą przyjmowania naruszeń i działań następczych.
Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Spółka z o. o. we Włocławku zapewnia następujący kanał zgłoszenia informacji na temat naruszeń za pomocą bezpiecznej platformy zgłoszeniowej, dostępnej pod adresem:
https://app.sygnalista24.info/mpk-wloclawek
Jak zgłosić naruszenia?
Zgłoszenia należy przesłać za pomocą platformy zgłoszeniowej.
Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:
1) szczegółowy opis zaistniałych faktów;
2) datę i miejsce, w którym nastąpiło zdarzenie;
3) dane osobowe i rolę osób zaangażowanych lub elementy, które mogą umożliwić ich identyfikację;
4) odniesienie do ewentualnych dokumentów, które mogą potwierdzić zasadność zgłoszonych faktów.
W ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, przesłana zostanie informacja o przyjęciu zgłoszenia, o ile Sygnalista pozostawił dane kontaktowe.
Powyższy kanał zgłoszeń dostępny jest dla:
1) pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
2) osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4) osoby prowadzącej działalność na własny rachunek,
5) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
6) stażysty, praktykanta,
Przedmiotem zgłoszenia może być naruszenie prawa lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) zamówień publicznych;
2) usług, produktów i rynków finansowych;
3) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodność z wymogami;
5) bezpieczeństwa transportu;
6) ochrony środowiska;
7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
8) bezpieczeństwa żywności i pasz;
9) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
10) zdrowia publicznego;
11) ochrony konsumentów;
12) ochrony prywatności i danych osobowych;
13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
14) interesów finansowych Unii Europejskiej;
15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
16) korupcji;
17) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
18) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w powyższych punktach.
Przedmiotem naruszenia może być również działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach powyżej.
Ochrona zgłaszającego
Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Spółka z o. o. we Włocławku gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne. Nie będą tolerowane żadnego rodzaju groźby, działania odwetowe, sankcje lub zachowania dyskryminujące wobec Sygnalisty.
Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Spółka z o. o. we Włocławku zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.
Jeżeli Sygnalista dobrowolnie podaje dane osobowe, będą one przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym Spółka z o. o. we Włocławku, polityką ochrony danych osobowych. Dane osób wskazanych w zgłoszeniach będą przetwarzane w ramach dotychczasowych stosunków prawnych łączących te osoby z Miejskim Przedsiębiorstwem Komunikacyjnym Spółka z o. o. we Włocławku tj. w szczególności w celu oceny czy zachodzą podstawy rozwiązania umowy lub zastosowania innych sankcji właściwych dla danego stosunku prawnego.
Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych dostępne są w klauzulach informacyjnych dotyczących:
1) Informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze zgłaszaniem naruszenia prawa dla sygnalisty;
ZAŁĄCZNIK nr 8
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających naruszenie prawa (sygnalistów)
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ( UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy , iż:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Sp. z o.o. z siedzibą we Włocławku przy ulicy Rysiej 3.
Prezes Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego Sp. z o. o. wykonuje obowiązki Administratora danych osobowych w odniesieniu do prowadzonych w przedsiębiorstwie zbiorów danych osobowych.
Z Administratorem możesz skontaktować się:
• Listownie, pisząc na adres korespondencyjny
Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Sp. z o.o.
Ul. Rysia 3
87-800 Włocławek
• telefonicznie: 54 230 93 00;
• poprzez e-mail: sekretariat@mpk.com.pl.
2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Z Inspektorem Ochrony Danych możesz skontaktować się:
• listownie: na adres Administratora, który został podany w pkt. 1;
• telefonicznie: 54 230 93 00;
• poprzez e-mail: iod@mpk.com.pl.
3. Cele przetwarzania danych osobowych
Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu:
1) przyjęcia i weryfikacji zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa, jego obsługi oraz wyjaśniania okoliczności zgłoszonego naruszenia prawa,
2) potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
3) podjęcia działań następczych, w tym powołania osoby odpowiedzialnej za podjęte działania następcze,
4) dalszej komunikacji z sygnalistą, w tym: występowania o dodatkowe informacje, przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej oraz przekazywania informacji o podjętych działaniach następczych,
5) prowadzenia rejestru zgłoszeń,
6) archiwizacji sprawy,
7) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:
1) art. 6 ust. 1 lit c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze – w zakresie przyjmowania zgłoszeń na podstawie wewnętrznej procedury wymaganej ustawowo lub
2) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda – w zakresie ujawnienia danych sygnalisty lub
3) art. 9 ust. 2 lit. b RODO – niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy – w zakresie danych należących do szczególnych kategorii lub
4) art. 9. ust. 2 lit. g RODO – niezbędność ze względów związanych z ważnym interesem publicznym – w zakresie danych należących do szczególnych kategorii lub
5) art. 9 ust. 2 lit. f RODO – niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – w zakresie danych należących do szczególnej kategorii.
W związku z:
1) ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
2) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny,
3) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
5. Okres przechowywania danych osobowych
Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres wskazany w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. dane w rejestrze wewnętrznym zgłoszeń oraz dane przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjonowanych tymi działaniami. Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazano powyżej. Czas ten może zostać wydłużony o okresy wynikające z obowiązków ustawowych lub w celu ochrony praw administratora lub osób trzecich w celu dochodzenia roszczeń bądź obrony przed nimi,
6. Podmioty, którym mogą zostać udostępnione dane osobowe
1) Administrator może przekazywać Twoje dane osobowe również osobom nieupoważnionym, jeżeli wcześniej wyraziłeś na to pisemną zgodę.
2) Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty upoważnione do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.
3) Odbiorcą może też być podmiot zewnętrzny realizujący działania następcze w ramach umowy powierzenia.
7. Prawa osób, w związku z przetwarzaniem danych osobowych
Masz następujące prawa:
1) w zakresie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze: prawo żądania dostępu do treści Twoich danych osobowych i uzyskania kopii danych, prawo do ich sprostowania, prawo do ograniczenia przetwarzania w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
2) Ma Pani/Pan prawo w zakresie dobrowolnej zgody do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia oraz prawo do bycia zapomnianym w zakresie przewidzianym przepisami prawa. Ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę w dowolny sposób, w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
3) Ma Pani/ Pan prawo w zakresie przetwarzania danych w zakresie prawa pracy do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również sprostowania oraz ograniczenia w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
4) Ma Pani/Pan prawo w zakresie przetwarzania danych w związku z wymiarem sprawiedliwości do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również sprostowania oraz ograniczenia w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
5) Ma Pani/Pan prawo w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawo do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
6) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem.
8. Wymóg podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak wymagane w zakresie wskazanym w przepisach prawa. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości weryfikacji zgłoszenia i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
9. Przekazywanie danych do państwa trzeciego oraz organizacji międzynarodowych
Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
Twoje dane osobowe nie są profilowane, tj. nie podlegają działaniom polegającym na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.
2) Informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze zgłaszaniem naruszenia prawa dla osoby, której dotyczy zgłoszenie, osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu, osób powiązanych z sygnalistą, osób pomagających w zgłoszeniu oraz innych osób biorących udział w postępowaniu wyjaśniającym.
ZAŁĄCZNIK nr 9
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu dokonanym przez sygnalistę
Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ( UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy , iż:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Sp. z o.o. z siedzibą we Włocławku przy ulicy Rysiej 3.
Prezes Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego Sp. z o. o. wykonuje obowiązki Administratora danych osobowych w odniesieniu do prowadzonych w przedsiębiorstwie zbiorów danych osobowych.
Z Administratorem możesz skontaktować się:
• Listownie, pisząc na adres korespondencyjny
Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne Sp. z o.o.
Ul. Rysia 3
87-800 Włocławek
• telefonicznie: 54 230 93 00;
• poprzez e-mail: sekretariat@mpk.com.pl.
2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Z Inspektorem Ochrony Danych możesz skontaktować się:
• listownie: na adres Administratora, który został podany w pkt. 1;
• telefonicznie: 54 230 93 00;
• poprzez e-mail: iod@mpk.com.pl
3. Prawo dostępu do danych przysługujące osobie, której dane zostały wskazane w zgłoszeniu
Masz prawo do uzyskania od administratora potwierdzenia, że przetwarzane są Pani/Pana dane osobowe w zakresie dokonanego zgłoszenia oraz uzyskania informacji zgodnie z art. 14 oraz 15 RODO.
Zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wyłączeniu podlega jednak informacja o źródle pochodzenia danych osobowych. Tym samym osoba, której dane osobowe zostały uwzględnione w zgłoszeniu nie mogą otrzymać informacji o danych osobowych sygnalisty.
4. Cele przetwarzania danych osobowych
Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu:
1) przyjęcia i weryfikacji zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa, jego obsługi oraz wyjaśniania okoliczności zgłoszonego naruszenia prawa,
2) potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
3) podjęcia działań następczych,
4) komunikacji z Tobą , aby m.in. uzyskać wyjaśnienia w sprawie, której dotyczy zgłoszenie,
5) prowadzenia rejestru zgłoszeń,
6) archiwizacji sprawy,
7) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
5. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:
1) art. 6 ust. 1 lit c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze – w zakresie przyjmowania zgłoszeń na podstawie procedury wymaganej ustawowo lub
2) art. 9 ust. 2 lit. b RODO – niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy – w zakresie danych należących do szczególnych kategorii lub
3) art. 9. ust. 2 lit. g RODO – niezbędność ze względów związanych z ważnym interesem publicznym – w zakresie danych należących do szczególnych kategorii lub
4) art. 9 ust. 2 lit. f RODO – niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – w zakresie danych należących do szczególnej kategorii.
W związku z:
1) ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
2) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny,
3) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
6. Okres przechowywania danych osobowych
Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres wskazany w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. dane w rejestrze zgłoszeń oraz dane przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjonowanych tymi działaniami. Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazano powyżej. Czas ten może zostać wydłużony o okresy wynikające z obowiązków ustawowych lub w celu ochrony praw administratora lub osób trzecich w celu dochodzenia roszczeń bądź obrony przed nimi,
7. Podmioty, którym mogą zostać udostępnione dane osobowe
Administrator może przekazywać Twoje dane osobowe również osobom nieupoważnionym, jeżeli wcześniej wyraziłeś na to pisemną zgodę.
8. Prawa osób, w związku z przetwarzaniem danych osobowych
1) Ma Pani/Pan prawo w zakresie obowiązku prawnego administratora do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również prawo do ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
2) Ma Pani/ Pan prawo w zakresie przetwarzania danych w zakresie prawa pracy do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również sprostowania oraz ograniczenia w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
3) Ma Pani/Pan prawo w zakresie przetwarzania danych w związku z wymiarem sprawiedliwości do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również sprostowania oraz ograniczenia w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
4) Ma Pani/Pan prawo w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawo do żądania dostępu do Pani/Pana treści danych osobowych i uzyskania kopii danych, również sprostowania oraz ograniczenia w zakresie przewidzianymi przepisami prawa.
5) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem.
9. Przekazywanie danych do państwa trzeciego oraz organizacji międzynarodowych
Twoje dane nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
Twoje dane osobowe nie są profilowane, tj. nie podlegają działaniom polegającym na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.
Film instruktażowy dla sygnalistów dotyczący zgłaszania naruszeń przez bezpieczną i szyfrowaną platformę SYGNALISTA24.info jest dostępny na stronie: